Generalforsamling 2018

Referat fra Foreningen Julius’ generalforsamling 11. marts 2018

1: Velkomst
Kimmie Hurwitz Philipsen (KHP) bød velkommen til generalforsamlingen.

2: Valg af dirigent og referent
Jette Philipsen (JP) blev valgt som dirigent. Berit M. Grøndahl (BMG) blev valgt som referent. JP konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 19 stemmeberettigede medlemmer af foreningen var til stede.

3: Bestyrelsens beretning v formand Kimmie Philipsen
“Det sidste år har været et udfordringens år! Og vi står pt med endnu en stor udfordring, nemlig foreningens og ikke mindst Café Julius fremtid. Det er ikke nogen hemmelighed, at vi mangler frivillige. Her tænker jeg både på frivillige til caféen, men i høj grad også til ledelsesarbejdet.  Et hurtigt blik på dagsordenen viser, at vi efter i dag ikke kan stille en fuld bestyrelse, hvorfor vi med det samme indkalder til en ekstraordinær generalforsamling  den 8. april 2018 kl 13. I bestyrelsen arbejder vi ihærdigt på at finde kandidater til ledelsen.  Det har vi også gjort op til i dag, dog uden held.

Efter sidste generalforsamling overtog 2 af caféens gæster vores regnskab. Den ene var uddannet revisor og havde eget firma, som den anden skulle være en del af, og han ville så udarbejde vores regnskab gratis i sin oplæringsperiode. Vi var glade, for nu var vores økonomi i trygge hænder. Desværre viste det sig også at have nogle ulemper, at regnskabet blev ført ude af huset. Vi fik ikke tidsnok tilbage meldinger om status på økonomi, og vi var i nogle situationer også for langsomme med at levere bilag til dem. I slut august modtog vi et resultatbudget dækkende over 1. halvår 2017, som skulle være meget lig virkeligheden. Det endelige halvårsregnskab var ikke færdigt endnu. Her så vores økonomi fin ud, vi havde ikke et kæmpe overskud, men vi følte os helt godt til mode.  Virkeligheden viste sig desværre ikke at være helt så fin, og vi gik ud af 2017 med et underskud. I efteråret meddelte vores økonomi gutter, at de ikke kunne fortsætte, da de havde fået for travlt med andre opgaver. Jesper overtog derfor økonomi delen og det blev aftalt, at de ville hjælpe med at lære ham op i systemet og få afsluttet årsregnskab for 2017. Det har også vist sig svært at få hjælp til dette, og Jesper har knoklet med at finde ud af det meste på egen hånd. Det er også grunden til, at regnskab og budget ikke er sendt ud til jer forud for i dag.

Vi kom også ind i en sag om ophavsret til et billede, der blev offentliggjort på vores hjemmeside/facebookside. En sag hvor billedets ejermand krævede en erstatning på 12.000,- kr. Efter en stor indsats fra Sofie Kornholt med at finde ud af vores muligheder og korrespondere med modparten, kunne vi lukke sagen med at betale 3.000,- kr.

I august trak Sofie sig fra bestyrelsen og caféledelsen. Caféledelsen bestod nu af den lønnede medarbejder og 2 frivillige og bestyrelsen talte 4. Ikke optimale ressourcer for begge grupper, hvorfor vi fra oktober valgte at slå vores ressourcer sammen og holde fælles møder.

Da Rubens kontrakt udløb pr 31. december valgte han at søge nye udfordringer, og vi skulle derfor finde ud af hvad vi ville fremover med en lønnet medarbejder. Vi valgte at ændre arbejdstiden fra 20 timer til 10 timer om ugen og sætte lønnen lidt op. Vi ville spare på lønkroner, da vi jo godt kunne se, at økonomien ikke var alt for god. Vi fik formuleret, hvad det var, vi ønskede af en ny caféleder, og det var overordnet:
Vi ønsker en administrativ leder, der kan tilrettelægge cafeens virksomhed og lede de frivillige. Desuden en, der i samarbejde med bestyrelsen og caféledelsen, kan medvirke til udvikling af cafeen og vores organisation som helhed. Således tre ansvarsområder: Caféleder, frivilligkoordinator og udvikling.
Kort sagt, så ønsker vi en ansat leder, der, som sin primære opgave, skal skaffe og fastholde frivillige til arbejdet i cafeen, og som ikke selv skal stå i køkkenet.
Susi Baggesen blev ansat pr 1. januar 2018. Desværre har vi lige måtte opsige Susi igen. Afskedigelsen skyldes flere forhold:
1: Vi har så få ressourcer i ledelsen, at vi ikke kan tilbyde en ansat acceptable arbejdsforhold.
2: Caféens økonomi er presset. Vi kan ikke forsvare at blive ved med at have en lønudgift på 8.000 kr. om måneden.
3: Vores og Susis indstilling til, hvordan jobbet som caféleder skal udføres, stemmer ikke overens.
Susi fortsætter med at arbejde 10 timer om ugen til udgangen af april. Foreningen og Café Julius står over for nogle udfordringer i den kommende tid, og der skal findes nogle løsninger. Men vi tror på, det nok skal lykkes ved en fælles indsats og vilje. Café Julius er en succes!
Vi er gået ind i 2018 med en stor mangel på frivillige. Det har derfor været et meget stort fokuspunkt for os at prøve at mobilisere nye frivillige og samtidig passe på dem, vi har tilbage. Vi nedsatte en task-force på 3 m/k, som gennem de sidste mange uger har arbejdet ihærdigt på at løse problemet.

Det er jo heller ikke sådan, at alt har været svært: Vores samarbejde med Købnerkirkens menighedsråd er blevet styrket i det seneste år, hvor vi har haft mere end 5 møder og god løbende kontakt. I september/oktober fornyede vi vores samarbejdsaftale, hvor vi aftalte, at vi fra foreningens side begyndte at betale 2.000,- kr i husleje om måneden fra 1. oktober. Menighedsrådet har været en god støtte og gjort, hvad de kunne for at støtte os og finde mulige løsninger. Bl.a. har de eftergivet vores husleje i 1. kvartal af 2018.

Vi har startet et nyt projekt op, nemlig Projekt undertøj til hjemløse.

Der har været infomøde den 18. juni om rejser til Nepal, og vi havde et hold af sted i november, og der tager en gruppe af sted igen her i marts.  – Blev under generalforsamlingen rettet – rejsen i november blev aflyst.
Vi var også med til Kvarterdagen den 19. august, hvor vi lavede en pop-up café med salg af kaffe og kage.
Igen i 2017 deltog vi i Frivillig Fredag, som løb af stablen den 29. september. Det var en rigtig god dag, hvor vi lavede mad til alle de deltagende frivillige (betalt af frivilligcenter Amager), og der blev igen snakket med mange, så vi fik delt budskabet om, hvem vi er.

Vores frivillige medarbejdere skal også vide, vi sætter stor pris på dem, derfor inviterede vi dem til en medarbejder møde/fest den 4. januar. En rigtig hyggelig aften.

Slutteligt fejrede vi Café Julius 3 års fødselsdag med en uhøjtidelig reception den 7. januar, hvor der blev serveret lagkage i lange baner.”

Beretningen blev godkendt med applaus.

Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling senere på foråret grundet situationen med manglende bestyrelsesmedlemmer.

Projekterne v/Jan Kornholt (JK): Foreningen Julius støtter to projekter i Nepal: Kvindeprojektet Rise and Shine og projektet med Sundhedscentret i Dhadaguan. Desuden et lokalt projekt til fordel for de hjemløse i nabolaget.

Cafeen genererede i 2017 ikke et overskud, som vi kunne støtte projekterne med, men vha private gaver og indsamling i kirken lykkedes det alligevel at indsamle 30.000 kr. Heraf fik Rise and Shine 12.000 kr. Der blev formidlet penge til Sundhedscentret i form af 1.500 Euro til brug for uddannelse af en kvindelig medarbejder til centret.

Ditte Andersen, som er i studiepraktik i kirken, har fundet muligheder for at formidle undertøj til hjemløse i kirkens nabolag. Der blev i 2017 afsat 5.000 kr. til dette formål.

4. Økonomi
Jesper Mølgaard (JM) orienterede om foreningens økonomi, som er delt op på 4 bankkonti: Til driften, til Mobilepay, til Nepalprojekterne samt til ad hoc-projekter, som f.eks. undertøjs-projektet.
Cafeen havde i 2017 en omsætning på 200.000 kr., hvorfra indkøb, husleje og udgifter til personale er dækket. I marts 2018 har vi skullet indbetale moms, derfor var der på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse et underskud på driftskontoen, som var blevet afhjulpet ved lån fra projektkontoen. Alt i alt er det godt, at cafeen får færre faste udgifter. Regnskabet for 2017 var på tidspunktet for generalforsamlingen ikke afsluttet. Der har været problemer med at få hjælp til indsigt i regnskabet fra de personer, der tidligere har hjulpet med regnskabet. Andreas Højmark Søndergaard (AHS) påpegede, at det er en meget alvorlig situation, at foreningen her 3 måneder inden i 2018 endnu ikke havde et afsluttet regnskab for 2017. Han forstod årsagerne til denne ærgerlige situation, men ønskede alligevel at påpege det kritiske i situationen. AHS forklarede som kirkens menighedsrådsformand, at menighedsrådet har valgt at gå ind i sagen og hjælpe foreningens bestyrelse med at finde en løsning på problemerne.

Trods problemerne støttede deltagerne i generalforsamlingen, at foreningen fortsætter.

Foreningen har pt ca. 100 medlemmer. Der er et forslag om, at kontingentet fortsat skal være 100 kr. pr. år, men en beslutning om kontingentstørrelse må afvente, at der forelægges et budget for 2018 på den ekstraordinære generalforsamling.

5. Indkomne forslag
Der var ikke indkommet nogen forslag.

6. Valg af bestyrelse
Der var tre ledige pladser i bestyrelsen efter KHP, Sofie Kornholt (SK) og Arno Steen Andreasen (ASA). Jan Begl (JB) opstillede som bestyrelsesmedlem på generalforsamlingen og blev valgt. Der er derefter to ledige pladser i bestyrelsen, som der vil være valg til på den ekstraordinære generalforsamling. Om muligt skal der også gerne vælges to suppleanter for bestyrelsesmedlemmerne.

7. Eventuelt
– JK takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer. Han rettede en særlig tak til KHP, der har været med i arbejdet lige siden den forberedende fase i 2013 og har ydet en hel ekstraordinær indsats. KHP trækker sig nu som bestyrelsesmedlem og formand, men fortsætter som menigt medlem og deltager i foreningens arbejde.
– JP tilføjede, at hun har fulgt bestyrelsens arbejde gennem årene, og har kunnet se, at de har gjort en formidabel indsats.

Referent Berit Grøndahl
31. maj 2018